​​Welche Tools sollten Sie einsetzen?​

Multifunktionstools

Digitale Tools gibt es viele. Wir können mit ihnen kommunizieren, Dateien teilen, Social Media-Auftritte füllen, Projekte planen und und und. Einige dieser Tools haben eine klare Aufgabe, andere bieten mehrere Nutzungsmöglichkeiten. Welches Tool das richtige für Ihr Unternehmen ist, hängt ganz davon ab, welche Aufgaben Sie damit erledigen wollen.

Dieser Beitrag soll Ihnen eine kleine Übersicht über die verschiedenen Verwendungsmöglichkeiten von Tools geben. Natürlich ist diese Liste nicht komplett. Erstens gibt es immer neue Anwendungsmöglichkeiten – ich werde hier weitere Stück für Stück einpflegen. Zweitens gibt es natürlich für jedes Problem mehrere Tools.  

Kollaborationstools – mit Slack, Teams die interne E-Mail ersetzen

Wofür benötigen Sie ein Kollaborationstool? Ganz einfach: für die Zusammenarbeit. Sie können damit chatbasiert kommunizieren oder gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Die Kommunikation in Ihren internen Teams und Arbeitsgruppen wird dadurch deutlich vereinfacht.

Außerdem sparen Sie beim richtigen Einsatz des Tools eine Menge interne E-Mails. Damit dies auch wirklich gelingt, ist eine zentrale Einführung in jedem Unternehmen notwendig.

Slack vs. Microsoft Teams

Slack galt lange als die Nummer eins der Kollaborationstools. Mittlerweile ist Microsoft Teams populärer. Dies liegt unter anderem daran, dass Microsoft das Tool in sein reguläres Office-Paket integriert. Das hat unter anderem den Vorteil, dass Nutzer nicht zusätzlich für Teams zahlen müssen.

Eine kostenfreie Version gibt es natürlich auch von Slack. Die hat aber ein paar Einschränkungen – so sind nur die letzten 10.000 Nachrichten zu sehen. Mit der kostenpflichtigen Variante, werden auch die anderen Nachrichten wieder sichtbar. Bei Slack zählt übrigens alles als Nachricht, was versendet wird – egal ob Text, Emoji, Foto, Video etc.

Mit allen Microsoft Apps verbunden: Teams

Microsoft Teams ist nicht einzeln erhältlich. Dies ist aber auch gut so, denn die Stärke von Teams liegt darin, dass viele Microsoft-Apps integrierbar sind. Dateien lassen sich auf einem Sharepoint speichern und zeitgleich von Ihren Mitarbeiter*innen bearbeiten. Außerdem ist Skype for Business in Teams aufgegangen. Damit wird eine Videotelefonie direkt ermöglicht.

Viele externe Tools haben zudem mittlerweile eine Schnittstelle für Teams, so dass sie auch hier integriert werden könne.

Kanban-Boards – visualisieren Sie Ihre Aufgaben!

Bei Kanban-Boards handelt es sich um die Visualisierung einer agilen Projektmethode. Auf dem Bord können einzelne Aufgaben in Form von Karten erstellt werden. Diese werden wiederrum verschiedenen Spalten zugeordnet.

Diese Projektmethode ist nicht neu. Sie können sie beispielsweise auch mit Hilfe von Plakaten oder Flipcharts und Klebezetteln darstellen. Generell geht es darum, dass Sie Ihre Aufgaben jederzeit verschieben können, wenn sie beispielsweise erledigt wurden, wenn sich jemand anderes darum kümmert, zur Planung für die folgende Woche etc.  

Bekannt ist in diesem Bereich vor allem Trello. Das Tool gibt es schon seit 2011 und gehört zu Atlassian, den Entwicklern von Jira. Daneben gibt es natürlich noch weitere Kanban-Boards. Microsoft bietet mit Planner eine passende Alternative an, die wie viele Tools als Bestandteil von Microsoft 365 (vormals Office 365) ausgeliefert werden.  

ToDo Listen – Ordnung für Ihre Aufgaben

Aufgabenplanung per digitaler To-do-Liste ist äußerst komfortabel. Alle Ihre Aufgaben sind einer App verfügbar und Sie können geräteübergreifend darauf zugreifen.  

Lange Zeit war Wunderlist des Berliner Unternehmens 6Wunderkinder das Maß aller Dinge. Microsoft hat das Unternehmen und damit auch die To-do-App 2015 gekauft. Mittlerweile wurde Wunderlist eingestellt. Mit Microsoft To Do erhalten Sie den darauf basierenden Nachfolger mit weiteren Funktionen. Für die App brauchen Sie kein Microsoft 365-Abo. Hier reicht ein Microsoft-Account aus (den Sie kostenfrei erhalten, ähnlich wie bei Facebook oder Google).

Gamification für mehr Aufgabenerledigung

Daneben ist vor allem Todoist eine gute Alternative, die ich persönlich bevorzuge. An sich ähneln sich die Apps stark. Bei Todoist gibt es einen charmanten Gamification-Ansatz: Sie bekommen Karma-Punkte, wenn ​Sie eine Aufgabe erledigen, neue hinzufügen oder weitere Funktionen nutzen. Damit erreichen Sie verschiedene Expertenstati (Meister, Großmeister, Erleuchteter und weitere) – Nicht lebenswichtig für eine To-do-Liste, aber ein schöner Ansatz, um die Nutzer an die App zu binden.  

Videochat – von Alfaview bis Zoom

Videochat ist beliebt wie nie zuvor. Unternehmen nutzen zwar schon länger Programme wie Skype for Business. Häufig werden hiermit aber nur Telefonkonferenzen umgesetzt. Hin und wieder wurde Skype zur Präsentation des eigenen Bildschirms genutzt. Videotelefonie war dagegen seltener gefragt.

2020 ist vor allem der Dienst Zoom in aller Munde. Obwohl dieses Tool schon länger auf dem Markt ist, sind die Downloadzahlen erst mit der Corona-Krise gestiegen (Forbes). Kritisch konnte man hier die Datenschutzbestimmungen sehen, die aber verbessert wurden.

Datenschutz und Datenspeicherung in Deutschland

Skype for Business ist in Microsoft Teams aufgegangen. Damit bündelt Teams weitere Kommunikationskanäle für Unternehmen. Über Anbieter wie die Deutsche Telekom können Sie außerdem die Speicherung in der deutschen Cloud buchen. Dies erhöht den Datenschutz deutlich.

Wenn Ihnen der Datenschutz und eine Speicherung der Daten in Deutschland wichtig ist, dann könnte alternativ auch Alfaview interessant sein. Die Macher sind eigentlich auf Online Meetings spezialisiert. Scheinbar haben sie dafür nicht das richtige Tools gefunden und es deshalb selbst entwickelt.  

Breakout-Rooms für die Kleingruppenarbeit

Besonders interessant sind dabei sogenannten “Breakout-Rooms”. Die kennen Sie unter Umständen auch schon von Zoom. Während eines Seminars können sich Ihre Teilnehmer in diesen Räumen in Kleingruppen treffen. Bei Zoom entscheidet der Moderator über die Raumbesetzung, bei Alfaview können die Nutzer jederzeit einen Unterraum aufsuchen.  

Aufgrund des guten Datenschutzes könnte sich das Tool besonders für Schulen eigenen. Lehrer könnten die Breakout-Rooms als Arbeitsräume nutzen.  

Installation notwendig

Dafür sollten die Macher aber noch einen Nachtteil ausbügeln: aktuell können Sie nur an einem Webinar teilnehmen, wenn Sie sich das Tool runterladen. Leider scheint dies noch nicht auf allen Systemen zu funktionieren. Eine Browser-basierte Variante wäre hier sinnvoll, um die Schwellen für die Nutzer niedrig zu halten.

Automatisierungsdienste 

Um wiederkehrende Aufgaben zu vereinfachen, können Sie diese automatisieren. Hierbei helfen Dienste wie IFTT (If this then that), Zapier oder Microsoft Flow. Alle basieren darauf, dass auf ein bestimmtes Ereignis eine Aktion ausgeführt wird. Hierzu kann auch eine Kette von Ereignissen und Aktionen gebildet werden.  

Welches dieser Automatisierungsdienste sinnvoll für Sie ist, hängt von den eingesetzten Tools ab, die automatisiert werden sollen. Jeder Dienst unterstützt eine große Anzahl an unterschiedlichen Tools.

Manche Tools haben auch ihre eigenen Automatisierungsdienste. Wenn Sie Trello nutzen, dann können Sie sich beispielsweise über “Butler” freuen. Dieser schlägt Ihnen vor, wie Sie bestimmte Aktionen in Trello automatisieren können.

Sie sehen, es gibt eine Vielzahl von Einsatzmöglichkeiten für Tools. Welche Ihnen helfen produktiv zu arbeiten, hängt ganz klar von Ihren Aufgaben ab. Eine Planung kann hierbei unterstützen, um ein Kommunikationschaos zu vermeiden.

Gerne unterstütze ich Sie bei der Auswahl und Einführung der Tools.

 ​Bild von Sudsawat auf 123rf.com

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