Tools installiert – und jetzt?

​Für viele Unternehmen bedeutet die aktuelle Krise eine Turbo-Digitalisierung. Schnell müssen Homeoffice Plätze geschaffen werden, schnell werden neue Tools implementiert. Schnell wurden Kollaborationstools wie Slack oder Microsoft Teams für die Mitarbeiter aufgesetzt, damit alle im Homeoffice up-to-date bleiben. Bei Slack stiegen die Nutzerzahlen beispielsweise dadurch im März weltweit von 10,5 auf 12,5 Mio. an (Quelle t3n).

Damit diese Turbo-Digitalisierung auch nachhaltig geschieht, sollten Unternehmen an die Zukunft denken und die schnell aufgebauten Strukturen zementieren. Das hilft nicht nur für die Zeit nach der Pandemie, sondern auch für die noch folgenden Wochen im Homeoffice.

Was hilft die genutzten Tools zu optimieren?

Schritt 1: Überprüfung der genutzten Tools  

Was können Sie aus den letzten Wochen lernen? Was funktioniert bereits? Gibt es Funktionen, die Ihnen fehlen? Überprüfen Sie kritisch, ob das genutzte Tool Ihren Anforderungen wirklich entspricht. Nicht Ihr Unternehmen sollte sich anpassen müssen, das Tool muss zu Ihrem Unternehmen passen.

Sprechen Sie mit den “Power-Usern” und klären Sie, welche Funktionen eventuell fehlen oder welche Verbesserungsvorschläge, sie nach den letzten Wochen haben. Passt das Tool noch nicht, suchen Sie nach Alternativen.

Schritt 2: Passende Erweiterungen finden

Das Tool Ihrer Wahl bietet in der Regel Möglichkeiten zur Erweiterung. Beispielsweise können Sie bei Microsoft Teams viele Produkte des Office 365-Abonnements nutzen. Wenn Sie sich nur im Microsoft-Universum bewegen, finden Sie dort alles, was sie benötigen.  

Wenn ​Sie zum Beispiel Slack und Trello nutzen, können Sie diese Programme miteinander verbinden. Teilweise geht dies direkt, teilweise gibt es hierzu auch Drittanbieter (If this than that-Dienste), die Sie dabei unterstützen.

Für solche Verknüpfungen gibt es viele Beispiele – Sie müssen hier die Tools finden, die Sie für Ihre Arbeit benötigen bzw. die Ihre Arbeit erleichtern können.

Schritt 3: Kommunikationsregeln erstellen

Passt das Tools zu Ihren Anforderungen, dann überlegen Sie sich zusammen mit Ihrem Team, welche Regeln wichtig sind, damit die Kommunikation verbessert werden kann. Finden Sie Prozesse, wie Aufgaben verwaltet werden können und wann wer miteingebunden wird.

Nutzen Sie ein Kollaborationstool, wird es jetzt Zeit darüber nachzudenken, ob Sie Ihre internen E-Mails damit ersetzen können. Dies ist für viele Nutzer eine große Veränderung, aber eine ​Mögliche. Finden Sie klare Regeln, das vereinfacht den Übergang. Besonders wichtig: Mitarbeiter*innen in leitenden Positionen müssen vorangehen.

Schritt 4: Erneutes Onboarding

Holen Sie alle Ihre Mitarbeiter*innen ab und sorgen Sie dafür, dass wirklich alle an einem Strang ziehen. Dies erfordert ein wenig Einfühlungsvermögen – nicht jeder wird so einen Change-Prozess einfach mitmachen wollen.  

Befinden sich alle Kollegen im Homeoffice, ist dieser Prozess noch etwas schwieriger, aber mit Hilfe von Videotelefonie durchaus machbar. 

Schritt 5: Anpassungen von Regeln etc.

Natürlich müssen Sie und Ihre Kollegen dafür sorgen, dass die Regeln, die Sie gemeinsam aufgestellt haben, befolgt werden. Daneben sollten Sie diese ​anpassen wenn sie nicht funktionieren. Überprüfen und hinterfragen Sie die digitale Zusammenarbeit immer wieder im Team!

Mit diesen ersten Schritten kann mit den ​jetzt eingeführten Kommunikationsmittel und Tools die digitale Zusammenarbeit ​gelingen. Seien Sie offen für Neues und überprüfen Sie die Prozesse!

Gerne unterstütze ich Sie bei Bedarf dabei!