​​​​Tool-Einführung – mit System zu Erfolg 

Entwicklung der Toolnutzung

​Kollaborationstools wie Microsoft Teams oder Slack vereinfachen die Kommunikation im Team. Richtig eingesetzt, reduzieren sie das E-Mail-Aufkommen im Unternehmen deutlich. Andere Tools wie Kanban-Boards, Projekt- oder auch Produktivitätstools können ebenfalls dabei helfen, die Zusammenarbeit zu verbessern.

Ohne Regeln droht Chaos

Egal welches Tool Sie einsetzen wollen, Sie sollten es mit System machen. Nicht selten werden Tools einfach installiert und die Mitarbeiter*innen gebeten, dieses einfach zu nutzen. Das mag teilweise gut funktionieren – zumindest für einen kurzen Zeitraum. Häufig tauchen nach einiger Zeit Probleme auf.

Meistens hat dies einfache Gründe: Es gibt beispielsweise keine klare Kommunikationsregeln, Mitarbeiter*innen sind von dem Tool überzeugt oder es fehlt ein richtiges Onboarding.  

Um dies zu verhindern, hilft eine klare Struktur bei der Einführung des Tools im Unternehmen. Beginnend mit der Frage, welches Tool das richtige ist​. Testen Sie in einem ersten Schritt ruhig mehrere Tools – meistens hat Ihr ausgewählter Anbieter mindestens einen Konkurrenten, der ein sehr ähnliches Tool anbietet. 

Kein Tooleinsatz ohne Funktionstest

Wenn Sie sich für ein Tool entschieden haben, dann ist ein Test in einem kleinen Kreis der nächste Schritt. Diese Testgruppe sollte aus sogenannten Champions bestehen. Das sind Mitarbeiter*innen, die in der Regel technikaffin sind, unter Umständen bereits mit diesem oder ähnlichen Tools gearbeitet haben.  

Achten Sie darauf, dass Sie diese Gruppe klein halten. Es geht darum, zu testen, wie Sie das Tool unterstützen kann und wie sich Prozesse ergeben. Versuchen Sie dabei, ein reales Projekt zu verwirklichen – damit ist das Ergebnis für Sie auch greifbarer als mit einem fiktiven Ansatz.

Kommunikationsregeln für das Miteinander

Nach Abschluss des kleinen Projekts und dem gesamten Test (hier sollten Sie je nach Unternehmensgröße 1-2 Monate einplanen), können Sie aus den Ergebnissen allgemeine Kommunikationsregeln ableiten. Diese gelten später für das gesamte Unternehmen.

Onboarding aller Mitarbeiter*innen – der wichtigste Schritt

Sind die Regeln erstellt, dann folgt der wichtigste Part: Sie müssen das gesamte Unternehmen an Bord holen. Das bedeutet zum einen die Mitarbeiter*innen davon zu überzeugen, dass dieses Tool wichtig ist. Zum anderen heißt das, dass Sie die neuen Nutzer*innnen anlernen müssen. Bei beiden Aufgaben sind die Champions als Early Adopters besonders wichtig. Sie kennen das Tool und können dabei als Multiplikatoren bzw. Mentoren dienen.

Starten Sie zuerst mit der Überlegung, wie Sie das Tool ausrollen wollen – einzelne Teams oder Abteilungen nacheinander oder direkt das gesamte Unternehmen en bloc? Die Anzahl der zukünftigen Nutzer*innen und deren Affinität zu solchen Tools, spielen bei der Entscheidung eine große Rolle. Kleine, junge Agenturen werden ein Tool mit Sicherheit schneller ausrollen können als große, traditionelle Unternehmen.  

Jeder lernt anders – bieten Sie verschiedene Szenarien an

Erstellen Sie dafür Onboarding-Maßnahmen. Beachten Sie dabei: jeder von uns lernt anders. Manche Mitarbeiter*innen können sich sehr gut in die Arbeitsweise mit digitalen Tools hineinversetzen und lernen die Funktionen im Doing. Anderen Kolleg*innen müssen Sie im direkten Gespräch zur Seite stehen, denn sie brauchen eine 1:1-Betreuung. Hier sollten Sie vor allem auf die Menschen Rücksicht nehmen, die nicht technikaffin sind.  

Sie wollen, dass alle teilhaben, also holen Sie sie richtig ab! Das bedeutet auch, das Sie diesen Mitarbeiter*innen den Nutzen des Tools verständlich machen müssen.

Tun Sie das nicht, besteht die Gefahr, dass sich einzelne Mitarbeiter*innen quer stellen. Je nach Einfluss in der Belegschaft und Funktion im Unternehmen kann dies bereits das Ende des Projekts bedeuten.

Daneben ist es ebenfalls wichtig, dass Sie neue Mitarbeiter*innen abholen. Daher sollte das Onboarding auch für zukünftige Nutzer*innen funktionieren.

Prozessbeobachtung nach Einführung

Sobald Sie beginnen, das gesamte Unternehmen an Bord zu holen haben, müssen Sie zusammen mit den Champions die Abläufe beobachten. Stellen Sie sicher, dass die Regeln auch wirklich sinnvoll sind und umgesetzt werden. Reagieren Sie dabei auch auf Neuerungen im jeweiligen Programm und passen Sie die Regeln bei Bedarf an.  

Wie kann ich Sie als externer Berater dabei unterstützen?

Ich beschäftige mich mit Tools und deren Einführung. Daher berate ich Sie schon während der Auswahl und mache Sie gegebenenfalls auf Konkurrenzprodukte aufmerksam. Bei der Einführung unterstütze ich vor allem dabei, den Early Adoptern das Tool näher zu bringen.  

Die Kommunikationsregeln unterscheiden sich zwar in jedem Unternehmen, aber als Berater kann ich dabei auf Erfahrungswerte zurückgreifen. Wichtig: Nicht ich erstelle die Regeln für Ihr Unternehmen, ich unterstütze Sie nur dabei, die Regeln zu finden und ein Gesamtpaket zu schnüren, dass alle Mitarbeiter verstehen.

Daneben moderiere ich den gesamten Prozess. Damit gehen Sie sicher, dass Sie keinen Zwischenschritt vergessen. Außerdem informiere ich Sie über Neuerungen innerhalb des Tools und wie Sie diese anwenden können.  

Letztlich nehme ich als externer Berater, Sie und Ihr Unternehmen bei der Hand und gehe mit Ihnen durch den Prozess der Einführung. Außerdem unterstütze ich Sie im Onboarding und erkläre bei Bedarf den Mitarbeitern alle wichtigen Funktionen bzw. Die Arbeitsweise mit dem jeweiligen Tool.

Sie haben Fragen zu einer solchen Zusammenarbeit? Lassen Sie es mich gerne wissen – kontaktieren Sie mich gerne!

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